活動準備是承辦人需要面對的難題，在有限的預算、時間逼近的壓力下，想要順利舉辦活動，需透過周詳的活動規劃，才能順利完成被上級交派的任務。接下來請跟我們一起掌握設計活動規劃的8大步驟，及評估成效的方式，幫助你如期完成活動籌備。
活動流程規劃為什麼重要？
不論是哪一種產業的企業，都有可能因為行銷、經營面，或企業對內的需求，而舉辦活動。如果在事前準備缺少周詳的活動規劃，負責籌辦活動的團隊很容易感到手足無措。透過規劃設計，能幫助負責團隊有條理、按部就班的遵循活動規劃表，完成一場符合預算的活動。
活動規劃設計8步驟，按部就班完成事前籌備
1.確認活動目的
活動目的是舉辦活動最重要的核心，不論是促銷活動、品牌公關宣傳、新產品發表會、員工旅遊、尾牙宴，都應事先確認，才能開始後續的討論。
2.確定活動預算
籌辦團隊需要向上級主管確認該活動的預算費用有多少，才能根據金額數字決定活動的執行規格及舉辦規模，並視為規劃活動花費時不可挑戰的金額上限。
3.決定活動檔期
再來就是討論舉辦活動的日期，根據活動目的，找尋最適合的時間，如泳裝品牌要發表新產品，就應選在5、6月之際舉辦發表會，搶在夏天來臨前，向大眾宣傳自家新品。
4.討論活動形式
根據活動目的及預算，討論最能達成活動目的的舉辦形式。可以先從線下、線上區分，規劃實體活動或是透過網路進行互動，或者是線下搭配線上舉辦，讓整體活動呈現出多元的體驗方式。
5.規劃活動流程
有了明確的活動形式，就可以開始針對活動流程中的每一個環節進行討論。以實體活動為例，要考慮的部分包含：
- 活動地點
- 活動場佈
- 活動人力配置
- 活動嘉賓
- 當日簽到及接待
- 活動需要的餐點
- 活動紀錄
- 活動場復
同時也要詳列各環節的執行時間，讓活動控制在預定時間內結束。這部分尤其對於租場地舉辦活動的情況非常重要，萬一活動時程延遲，拖到場復時間，可能要額外支付超時費用。
6.安排活動宣傳
無論是對外或是對內的活動，都需要找到合適的管道提前宣傳，可以根據活動參與者習慣使用的傳播管道，傳遞活動訊息。如需控管參與人數，則建議在宣傳的同時，請受邀對象回覆是否出席，以便統計。
7.製作活動資源清單
根據活動流程，列出需要的所有資源清單，如場地、場佈、道具、餐費、外部廠商等項目，同時列入各項目的花費，以便控制活動預算。
8.聯絡合作廠商
活動中任何需要外部資源協助的地方，都需要尋求合作廠商協助，常見的外部需求如以下所述：
- 活動主持人
- 外燴公司
- 音響設備商
- 活動紀錄攝影師
建議您及早開始接洽，以免合作廠商的工作檔期無法配合。另外也需向對方確認能否開立發票、打上統編，以便後續進行活動核銷。
舉辦活動企劃，如何評估活動效益？
評估活動效益是檢視活動舉辦是否成功的關鍵，可以根據活動目的去構思評估成效的標準，才能量身打造最適合檢視方式。以下列舉3種常見的活動形式及其對應的指標：
1.新品發佈會：統計新聞稿發佈數、曝光量及觸及數，及活動投入成本。
2.網路促銷活動：計算Trac（流量）、Conversion（轉換率）、CPA（每次互動成本）、OPI（毛利指數）等。
3.員工團康活動：設計問卷，統計參與者對活動的滿意度。
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